Bemanningsplanering & Avvikelsehantering
Time Keys Bemanningsplanering möjliggör effektiv resursplanering/schemaläggning och erbjuder funktionalitet för att på ett enkelt och effektivt sätt:
- Definiera organisationskrav i termer av antal personer med olika kompetenser.
- Skapa grundbemanning och schemaläggning utifrån definierat organisationskrav.
- Genomföra omplanering av resurser exempelvis vid semester, jul m.m.
- Identifiera och bemanna resursbrister som uppstår i det dagliga arbetet i samband med frånvaro.
Organisationskrav kan definieras unikt och oberoende mellan olika enheter. Grundkrav är ett organisationskrav som skall gälla för en längre period.
Utöver grundkrav kan kompletterande organisationskrav definieras för tidsbegränsade tidsperioder och ersätter grundkravet för den givna perioden. Exempel på perioder som kan vara aktuella för kompletterande organisationskrav är semesterperioder, säsongvariationer eller fluktuationer i orderingång.
När ett organisationskrav är definierat lämnar systemet automatiskt förslag på bemanning för att uppfylla organisationskravet. Bemanningsförslaget kan accepteras i sin helhet alternativt kompletteras/justeras innan färdigställande av schemaläggning.
Avvikelser/brister
Time Key identifierar resursbrister som uppstår i det dagliga arbetet. Anledningen till dessa brister kan vara olika typer av frånvaro eller behov av extra personal utöver definierat organisationskrav.
Dagar med resursbrist flaggas upp och möjliga ersättare presenteras i lämplighetsordning med hänsyn tagen till:
- Rätt kompetens
- Tillgänglig utfyllnadstid
- Övertidssaldo/övertidstak
- Arbetstidsregler som t.ex. dygnsvila/veckovila
- Om en anställd anmält sig som frivillig ersättare
Förutom att vara ett hjälpmedel för arbetsledningen för hantering av dagliga avvikelser/brister är det dessutom ett verktyg för anställda eller bemanningspersonal att enkelt kunna anmäla sig tillgängliga för arbete.
Vanliga frågor om Time Key
Är Time Key ett WFM-system eller ett tidsystem?
Time Key är ett komplett Workforce Management-system (WFM) där tidsystemet – närvaro- och frånvarorapportering – är en av modulerna. Övriga moduler är bemanningsplanering och schemaläggning, projektrapportering, produktionsrapportering, verksamhetsuppföljning och rapportgenerator. Alla moduler är integrerade så att tid bara registreras en gång, via webb, mobilapp eller pekskärmsterminal.
Vad kostar Time Key?
Time Key levereras som SaaS-tjänst mot en fast månadsavgift som baseras på antal användare, valda moduler och servicenivå (SLA). Systemförvaltning och användarsupport (BPO) kan väljas till. Kontakta oss för en offert anpassad till er verksamhet.
Vilka kollektivavtal har Time Key stöd för?
Time Key hanterar regelverken i svenska kollektivavtal, bland annat Stål- och metallavtalet, Teknikavtalet, Almega Industri, Allokemisk Industri, Grafisk Industri, IKEM, Massa- och pappersindustri, Sågverksavtalet, Hamn- och stuveriavtalet samt Lager och E-handel, i kombination med lokalt förhandlade avvikelser. Regler för övertid, OB-ersättning, dygnsvila och flextid konfigureras per avtal och lokal överenskommelse.
Hur stora företag passar Time Key för?
Time Key används av företag med cirka 300 till över 10 000 användare inom industri, stål-, gruv- och skogsindustri samt lager och logistik. Bland kunderna finns Sandvik, SSAB, Epiroc, Södra, Atlas Copco, Alleima, ICA och Volvo Personvagnar.
Hur levereras och driftas Time Key?
Time Key levereras som SaaS till fast avgift beräknad på omfattning, volym och SLA, med svensk drift på dedikerade servrar, SLA 24/7/365, support vardagar 08–17 med joursupport övrig tid, daglig backup och månatliga SLA-rapporter. Tjänsten kan kompletteras med systemförvaltning och användarsupport som outsourcad tjänst (BPO).
Kan Time Key integreras med lön- och HR-system?
Ja. Attesterad tid, frånvaro och bemanning exporteras till lönesystemet, och grunddata om anställda och organisation kan hämtas från HR-systemet. Integrationer mot ERP och SSO finns också.
Kan Time Key integreras med WMS och ERP eller Logistiksystem?
Ja. Time Key kan integreras med WMS, ERP och andra logistiksystem för att synkronisera data om lager, produktion och bemanning.
Hur rapporterar medarbetarna sin tid i Time Key?
Via webb, mobilapp för iOS och Android eller pekskärmsterminal. I mobilappen kan användaren boka närvaro, frånvaro, projekt och bemanning, attestera samt läsa och skicka meddelanden. Pekskärmsterminalen fungerar även vid nätverksavbrott.
